Kontrola podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia prowadzona jest na podstawie:

• 18o ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, zgodnie z którym marszałek województwa sprawuje kontrolę w zakresie przestrzegania warunków prowadzenia agencji zatrudnienia, o których mowa w art. 19, art. 19e – 19fa niniejszej ustawy;
• 43 ust. 7 ustawy prawo przedsiębiorców, zgodnie z którym spełnianie przez przedsiębiorcę warunków wymaganych do wykonywania działalności regulowanej podlega kontroli, w szczególności przez organ prowadzący rejestr tej działalności.

W stosunku do podmiotów, których siedziba znajduje się na terenie woj. podlaskiego, kontrolę, z upoważnienia Marszałka Województwa Podlaskiego, sprawuje Dyrektor Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku.

Zasady przeprowadzania kontroli określa Regulamin kontroli działalności agencji zatrudnienia dostępny w siedzibie WUP w Białymstoku.

Wybór podmiotu do kontroli jest dokonywany na podstawie analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa w ramach wykonywania działalności gospodarczej. Analiza obejmuje identyfikację obszarów podmiotowych i przedmiotowych, w których ryzyko naruszenia przepisów ustawy jest największe. Przy wyborze agencji zatrudnienia do kontroli, organ kontroli zastosuje dobór celowy, realizowany na podstawie profesjonalnego osądu kontrolowanego. Pod uwagę będą brane m.in.:

1. zakres prowadzonej działalności,
2. okres funkcjonowania agencji,
3. zgodność danych w KRAZ z danymi w KRS lub CEiDG,
4. terminowość złożenia informacji o działalności agencji zatrudnienia za rok ubiegły,
5. inne czynniki o obiektywnym charakterze (np. termin i wyniki ostatniej kontroli).

Przedmiotowej analizy nie stosuje się do kontroli agencji zatrudnienia w przypadku, gdy:

1. WUP poweźmie uzasadnione podejrzenie o niedopełnieniu przez agencję zatrudnienia prawnego obowiązku wynikającego z przepisów ustawy,
2. gdy jest ona niezbędna do przeprowadzenia postępowania w celu sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych.

Ogólny schemat procedur kontroli agencji zatrudnienia

1. W przypadku przeprowadzenia kontroli planowej/sprawdzającej, podmiot kontrolowany jest zawiadamiany o planowanym wszczęciu kontroli. Kontrole wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 48 ust. 11 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. prawo przedsiębiorców. Kontrola nie zostaje poprzedzona zawiadomieniem w przypadku przeprowadzenia kontroli doraźnej oraz, gdy przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub adresu siedziby, lub doręczenie pism na podane adresy było bezskuteczne, lub utrudnione.
2. Przed rozpoczęciem kontroli przedstawicielowi podmiotu kontrolowanego lub osobie przez niego upoważnionej doręczane jest pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz okazywana jest legitymacja służbowa.
3. Czynności kontrolne są przeprowadzane w zakresie, miejscu i czasie określonym w upoważnieniu do kontroli.
4. Po zakończeniu czynności kontrolnych sporządzany jest protokół z kontroli i protokół doręczany jest kontrolowanemu:
   1. w sytuacji braku uchybień – postępowanie kontrolne jest zakończone;
   2. w sytuacji stwierdzenia uchybień:
      • niemożliwych do usunięcia – postępowanie kontrolne jest zakończone i wszczynane jest postępowanie dotyczące wykreślenia podmiotu z rejestru agencji zatrudnienia;
      • możliwych do usunięcia – sporządzone jest wystąpienie pokontrolne, i w przypadku:
        • usunięcia uchybień w wyznaczonym terminie, postępowanie jest zakończone; możliwa jest do przeprowadzenia kontrola sprawdzająca;
        • nieusunięcia uchybień w wyznaczonym terminie – wszczynane jest postępowanie dotyczące wykreślenia podmiotu z rejestru agencji zatrudnienia.

Dokumenty niezbędne do przygotowania przez podmiot kontrolowany na dzień kontroli:

1. Pisemne pełnomocnictwo/upoważnienie dla osoby reprezentującej podmiot kontrolowany w trakcie kontroli, w przypadku, jeżeli nie jest to osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu wskazana w dokumencie rejestrowym (CEiDG lub KRS) lub innym dokumencie wskazującym osoby uprawnione do reprezentowania podmiotu (np. statut, umowa spółki, uchwała zarządu itp.). W przypadku podmiotów, w których występuje reprezentacja łączna kilku osób, pełnomocnictwo musi być podpisane przez wszystkie upoważnione osoby.
2. Książka kontroli.
3. Aktualne zaświadczenie z urzędu skarbowego o niezaleganiu w podatkach.
4. Aktualne zaświadczenie z zakładu ubezpieczeń społecznych o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych (nie dotyczy agencji pracy tymczasowej).
5. Dokumenty potwierdzające posiadanie lokalu, w którym świadczone są usługi agencji zatrudnienia (np. umowa najmu, akt własności, umowa użyczenia).

Prawa i obowiązki kontrolowanego

Prawa kontrolowanego:

1. Czynności kontrolne dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej.
2. Od treści i ustaleń zawartych w protokole kontroli, przed jego podpisaniem, kontrolowanemu służy prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu.
3. Reprezentujący podmiot kontrolowany ma prawo odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjaśnienie tej odmowy.
4. Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu.
5. Kontrolowany może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania czynności kontrolnych w przypadku:
   1. niezawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli,
   2. nieokazania przez kontrolujących legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz niedoręczenia upoważnienia do przeprowadzania kontroli,
   3. niepoinformowania o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli, w przypadku wszczęcia czynności kontrolnych po okazaniu legitymacji służbowej,
   4. dokonywania czynności kontrolnych bez obecności kontrolowanego lub obecności osoby przez niego upoważnionej,
   5. przeprowadzania kontroli, w przypadku gdy ma ona dotyczyć przedmiotu kontroli objętego uprzednio zakończoną kontrolą przeprowadzoną przez ten sam organ,
   6. równoczesnego podejmowania i prowadzenia więcej niż jednej kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy,
   7. przekroczenia czasu trwania kontroli w jednym roku kalendarzowym.
6. Sprzeciw wraz z uzasadnieniem kontrolowany wnosi do organu podejmującego i wykonującego kontrolę, na piśmie w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez organ kontrolujący lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu.
7. Organ kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprzeciwu, rozpatruje sprzeciw oraz wydaje postanowienie o:
   1. odstąpieniu od czynności kontrolnych,
   2. kontynuowaniu czynności kontrolnych.
8. Na postanowienie podmiotowi kontrolowanemu przysługuje zażalenie w terminie 3 dni od dnia doręczenia postanowienia. Rozstrzygnięcie zażalenia następuje w drodze postanowienia, nie później niż w terminie 14 dni od dnia jego wniesienia.
9. W razie przewlekłości czynności kontrolnych, po wydaniu postanowienia, przedsiębiorca może wnieść do sądu administracyjnego skargę na przewlekłe prowadzenie kontroli.

Kontrolowany obowiązany jest do:

1. Pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności. W razie nieobecności kontrolowanego przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej, czynności kontrolne mogą być wszczęte po okazaniu legitymacji służbowej pracownikowi kontrolowanego lub osoby zatrudnionej u kontrolowanego w ramach innego stosunku prawnego, którzy mogą być uznani za osobę, o której mowa w art. 97 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny lub przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący pracownikiem organu prowadzącego kontrolę.
2. Przechowywania wszystkich dokumentów niezbędnych do wykazania spełniania warunków wymaganych do wykonywania działalności w zakresie świadczenia usług agencji zatrudnienia.
3. Prowadzenia i przechowywania w swojej siedzibie książki kontroli oraz upoważnień i protokołów kontroli. Książka kontroli może być prowadzona w postaci papierowej, w tym również w formie zbioru dokumentów lub elektronicznej.
4. Dokonywania w książce kontroli wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.
5. W przypadku wszczęcia kontroli niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli prowadzoną w postaci:
   1. papierowej – przez udostepnienie jej oryginału albo kopii odpowiednich jej fragmentów,

   albo

   2. elektronicznej – przez zapewnienie dostępu przy użyciu urządzenia pozwalającego na zapoznanie się z jej treścią lub wydruku z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczonego przez reprezentującego podmiot kontrolowany za zgodność z wpisem w książce kontroli.
6. Kontrolowany jest zwolniony z okazania książki kontroli, jeżeli jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostepnienie jej innemu organowi. W takim przypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez organ kontroli.
7. Zapewnienia warunków i środków umożliwiających wykonanie czynności kontrolnych, szczególnie w zakresie udostępnienia niezbędnych dokumentów, udzielenia stosownych (ustnych lub pisemnych) wyjaśnień.
8. W przypadku braku uwag do protokołu kontroli, podpisania protokołu i przekazania go jednostce kontrolującej w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania.